深圳市智能化学会即时通讯工具管理制度

深圳市智能化学会即时通讯工具管理制度

第一条  为了规范学会内部员工使用即时通讯工具提升工作效率，减少因管理不力或人员流动造成的工作效率低下和资源丢失，特制定此制度。

第二条  本规定中的即时通讯工具包括学会分配的以下工具：1、手机；2、办公座机；3、工作微信；4、工作QQ、5、电子邮箱；

第三条  领用和回收即时通讯工具：

1、员工入职时，行政人事部按照需要分配通讯工具的账号和密码，并建立密码保护档案，登记备案；

2、即时通讯工具的信息统一添加到员工对外工作的名片中；

3、员工离职时，离职申请流程中体现交回学会即时通讯工具的流程，自觉交回账户和密码，由行政人事部进行登记备案，检查即时通讯工具状态是否正常，修改账户密码。

第四条  使用即时通讯工具：

1、员工领用账户和密码后，及时更改通讯工具的昵称，如需更改密码，更改后需要到行政人事部备案登记；

2、员工不得在公司分配的即时通讯工具上添加与工作无关的好友、亲人、网友等；

3、员工在上班时间不能登陆除分配账号以外的其他个人账号，一经发现，由行政人事部处以100元罚款；

4、员工不得擅自删除即时通讯工具上的联系人；

5、使用过程中，如果需要用到忙碌、离开等自动回复状态，请设置好自动回复的友好语句。

第五条  使用即时通讯工具开展业务：

1、我学会相关的活动信息、公众号信息，分享并推送到朋友圈、各个微信群、QQ群；

2、与对方交流时，使用文明礼貌的语言和文字、图片信息；

3、逢中国传统节日，向重要的交流对象致以问候和祝福；

4、不得删除即时通讯工具中的任何通讯信息，微信群信息除外；

5、不同工具的使用说明：

（1）微信

①微信新添加的人员，第一时间完成备注，方式：①姓名+单位+职务，②手机号码，③添加名片

②微信中原有人员，通过逐步认识熟悉后，完善备注信息；

③当内存出现预警后，在得到主管经理的书面同意后（如微信聊天记录），可以删除微信群聊天信息，以释放内存；

④学会的公众号信息、活动信息，第一时间发布朋友圈，并推送到各个群里；

⑤需要添加陌生好友时，用类似：您好，我是深圳市智能化学会项目部的***（李**总介绍）等文明、有介绍人、有自我介绍的语言；

⑥其他人员添加我们好友时，需要审核；如对方身份不明，需要询问清楚再通过审核；勿添加与工作无关的人员；

⑦微信群管理：经行政人事部门领导书面确认后，可以组建不同的微信群并担任管理员。有新人加入群里，需要进行审核检证；发现有人在群中闲聊与行业无关的主题、反复发布商业广告，应及时制止；发现有人在群中闲聊有关政治、政府、宗教、黄赌毒等违法信息时，应及时制止并踢除出群；发现有机器人在群中发布股权投资等，应及时踢除出群；可以制订相关的群管理政策，告知和@全休人员以遵守；遇重要节假日和学会的活动节日，可以反复@群成员，起到告知作用。

（2）使用邮件发送信息时，将自己名片信息添加到签名信息中

（3）QQ新添加的人员，第一时间完成备注，方式：姓名+单位+职务+手机号码

（4）手机通讯录：重要客户的手机号，添加到手机通讯录，备注清楚姓名+单位+职务

（5）座机固定电话，主要用于与外界沟通、方便开展业务之用，不允许员工用座机固话拔打办理私事；同时，工作时间如需拔打私人电话，时间应控制在5分钟以内；接听外线电话时的标准用语：您好，智能化学会”，当对方告之需要联系的人员时，说：请稍等；如遇外线电话找学的领导时，请咨询事由并做好记录，不得随意告诉学会领导的手机号码；

第六条 本制度经第三届第四次理事会议审议通过后，从2023年1月1日起生效执行。