深圳市智能化学会档案资料管理制度

深圳市智能化学会档案资料管理制度

第一条 为加强档案管理，充分发挥档案的作用，根据国家档案管理有关规定，制定本制度。

第二条 本制度所称的档案，是指学会在各项活动中直接形成的各种不同的形式和载体材料，包括：

（一）文字档案：文件、合同、人事、会计、会员信息等；

（二）影像档案：照片、录音、录像等；

（三）实物档案：奖牌、奖章、公务礼品等；

（四）其他档案。

第三条 档案资料归档要求

（一）学会活动电子图片、文字、视频档案资料，在指定的电脑硬盘中，统一按“年月日+事件名称+数量”的文件名称编号，按时间、类别归档；

（二）接收的外来档案资料，填写《来件（电）处理单》按流程审批后，使用“年月日+外函”文号，按时间、类别归档；

（三）秘书处建立档案归档目录，便于查阅、核对等工作。

第四条 档案的管理

（一）各部门应及时将办理完结的各类档案资料按时间、类别装订成册，标识后，交学会统一归档保存。秘书处每年6月、12月末对档案资料归档情况进行核查。

（二）各部门对经办形成档案的真实性、可靠性、完整性负责。

（三）做好档案资料的核查和保管工作，不得私自外传、转借。因工作需要查阅须填写《资料查阅申请表》，按流程审批后方可查阅。

（四）在档案归档移交、档案管理人员或其他管理人员离职时，必须要做好档案资料的移交手续，确保档案的完整性和延续性。

（五）档案销毁时，应编制《档案销毁清册》，经按流程审批后，指派专人监销。由监督销人员在销毁目录上签字，作为日后查考的凭据。

第五条 档案的保管期限，学会档案的保管期限分为永久、定期两种，定期为学会每届任期（五年）。

（一）永久档案：反映本学会主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的档案资料。

（二）定期档案：其他对本学会工作具有查考价值的档案资料。

第六条 本制度经第三届第四次理事会议审议通过后，从2023年1月1日起生效执行。