深圳市智能化学会团体活动制度
一、为了进一步规范学会沙龙、会议、交流、考察等团体活动管理，制定本制度。
二、本制度所称团体活动主要指学会年度开展的，人数在10人以上的各类沙龙、会议、交流、考察等工作活动。
三、审批程序与规模控制
1、活动筹备时，应以书面形式拟定方案，内容包括：目的、名称、时间、地点、议程、参加人员、规模、所需经费及列支渠道、拟邀请出席的人员等，报秘书处按流程审批实施；
2、团体活动方案审核通过后，秘书处应坚持精简、务实、节俭、高效的原则，精心组织、周密安排、严格把关，做到程序紧凑、主题鲜明、效果明显；
（1）单次活动人数一般在100人（含）以下；
（2）活动时间一般不超过1个工作日；
（3）活动主题原则上不超过5个。
3、如活动内容、性质、规模等符合重大活动标准的，应按照《重大事项活动备案报告制度》进行报备。
四、经费开支与公示
1、加强经费的预算管理和控制。团体活动那个的经费开支严格执行学会相关经费开支范围和标准，参考有关规定执行；
2、费用支出实行谁主办、谁负担的原则，不得以任何方式转嫁或摊派费用；
3、团体结束后应当及时办理结算手续。结算时应当提供审批文件、通知公文及人员签到表、讲课费签收单以及会议服务单位或培训机构提供的费用原始明细单据、电子结算单、发票等凭证；
4、对团体活动过程中产生的临时增加费用，应当按照学会相关经费开支范围和标准，尽量采用银行转账结算，避免现金方式支付。
四、纪律要求和责任追究
1、全体参与人员应严格遵守团体活动安全管理要求。
（1）严格遵守时间安排，在规定集合时间内到达指定集合地点。
（2）注意团体活动过程中的人身安全，携带并保管好个人身份证，手机、现金等随身物品；
3、团结友爱、相互尊重、和谐相处，保持团体活动过程中愉快心情，不抱怨，不发牢骚；
4、统一行动，不单独分散活动，言谈举止文明大方，维护团队形象；
5、请及时查看并回应团体活动微信群内的信息。
6、对违反人员，将按学会《章程》，结合学会相关制度内容实施处罚，情节严重的，通报相关部门处理。
（二）严格执行请假制度，秘书处发出团体活动短信或微信通知后，被通知者应及时作出接收反馈。
1、要求必须参加的人员，除因重要特殊情况，一般不请假；
2、因故无法参加的，及时告知办公室协调其他公司级领导代为参加，并提供相应准备材料；
3、参与人员应按通知要求准时参加，严格遵守活动纪律，不得随意退出活动，确因工作需要离开的，须所在单位向秘书处报告；
（三）按照精简、务实、节俭、高效的原则，团体活动期间住宿、用餐等要求如下。
1、参加人员应保持良好的精神面貌，禁止穿奇装异服或不符合团队活动的服装；
2、参加人员在乘坐交通工具时，应养成时刻系安全带，头手不伸出窗外等良好的习惯；
第六条 本制度经第三届第四次理事会议审议通过后，从2023年1月1日起生效执行。